❶ 辦公文書寫作範例大全
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、 明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1．文件的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2．根據文件內容，准備採用什麼文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定 性質的通知等。
3．明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4．明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。
總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1． 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所雲。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1． 關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2． 關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3． 關於材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4． 關於結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5． 關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務公文
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。
請示的特點
一、針對性。只有本單位許可權范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批准。因而"請示"具有很強的針對性。
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"迴文。
三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
一、 請求指示性請示。
二、 請求批准性請示。
三、 請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
1． 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》
2． 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1． 開頭。主要交代請示的理由。
2． 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3． 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核准"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。
三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。
三、 理由充分，請示事項明確。
四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。
"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直
接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。
三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
四、報告廣泛使用於下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
一、 匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：
1． 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
2． 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
二、 答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、 呈報性報告
呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。
四、 例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。
公告
公告是用於對企業內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。
一、 標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種 以上兩項，多用於政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
二、 正文
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。
說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
三、 落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除註明發文單位外，還應標明發文地點。
會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用於各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會後全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。
二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1． 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2． 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議准確的表達清楚。對於會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
電子公文
隨著網路化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟體，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當與公文的標題，如《關於***請示》、《關於****報告》。
四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（註明）。
五、 落款。署名及成文時間
❷ 幼兒園參加活動的公文寫作格式與範例大全
請示應注意的問題 一、 一文一事的原則。 二、 材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。 三、 理由充分，請示事項明確。 四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。 報告 報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。 "報告"是陳述性文體。中，國演。講網，寫作時要以真實材料為主要內容，代，寫公。文，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，電畫：幺三二，二令五三，五零零六，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。 報告的特點： 一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直 接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。 二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。 三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。 四、報告廣泛使用於下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。 報告的種類 報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。 寫法 報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法 一、 匯報性報告 匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類： 1． 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。 2． 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。 二、 答復性報告 這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。 三、 呈報性報告 呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。 四、 例行工作報告 例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。
❸ 跪求公司常用的文書種類和寫作格式
最新公司(企業)常用文書寫作格式與範本 (書) 作者: 張浩 編
藍天出版社 2005.03版 570頁 平裝 (無盤)
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公司(企業)文書對公司(企業)在生產經營管理和對外交往中起著執行,指導的要求作用.
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該書內容豐富,通俗,易懂,全書共分四篇:第一篇是公司(企業)管理文書,介紹了公司(企業)內部辦公管理文書,通用工作文書,人力資源管理文書,企劃管理文書,營銷管理文書,宣傳文書.第二篇是公司(企業煙務文書,介紹了公司(企業閑務往來文機商務談判與商務合作文書,招標投標文書,商務傳真,以及其他常用商務文書.第三篇是公司(企業)經濟文書,介紹了公司(企業)籌資與投資管理文書,市場調研與情況分析文書,常用工商稅務文書,資產管理與財務調控文書,常用內部審計文書.第四篇是公司(企業)常用社交文書,介紹了公司(企業)常用交際文書,廣告啟事文案,常用禮儀文書,常用條據,便條,常用公證文書,以及員工個人文書.最後,還附以電子寫作與運用,為提高廣大公司(企業)工作者的文書寫作水平起到幫助.
本書不僅能作為各公司(企業)單位進行文書寫作的培訓教材,又可作為公司(企業)工作者日常使用的辦公用書.
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附標准格式公文一份，供大家參考：
關於調整房地產交易環節稅收政策的通知
財稅〔2008〕137號
各省、自治區、直轄市、計劃單列市財政廳（局）、地方稅務局，新疆生產建設兵團財務局：
為適當減輕個人住房交易的稅收負擔，支持居民首次購買普通住房，經國務院批准，現就房地產交易環節有關稅收政策問題通知如下：
一、對個人首次購買90平方米及以下普通住房的，契稅稅率暫統一下調到1%。首次購房證明由住房所在地縣（區）住房建設主管部門出具。
二、對個人銷售或購買住房暫免徵收印花稅。
三、對個人銷售住房暫免徵收土地增值稅。
本通知自2008年11月1日起實施。
財政部 國家稅務總局
二○○八年十月二十二日
❺ 完整的一篇公文有哪些格式內容。
公文的寫作規范：文頭格式+正文格式+文尾格式
（一）文頭格式：俗稱「文頭」、「版頭」，因是用紅色套印，故又稱「紅頭文件」。文頭包括若干必備項目和必要項目：
1、必備項目（任何文件都需要）：
（1）發文機關：發文機全稱或規范化簡稱+文件，
（2）發文字型大小：發文機關代字+年份+發文順序號組成，如粵勞社【2010】1號；
2、必要項目（有某種需要時才加上去的項目）：
（3） 公文分數序號：將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。主要用於有保密要求的文件。
（4）秘密等級：涉及國家秘密的公文應當標明密級，位置在文首部分的左上角，分絕密>機密>秘密。
（5）緊急程度：表明對公文送達和辦理的時間要求的標志，位置在文首部分左上角。緊急文件：特急>急件；緊急電報：特急>加急>平急。
（6）簽發人：上行文需要標注簽發人姓名，位置平行排列於發文字型大小右側，以便上級及時向簽發人了解相關情況。
（二）正文格式
1.公文標題：發文機關名稱+事由+文種名稱
2.主送機關：上行文只能主送一個機關；下行文的指示，可依據需要送多個機關。
3.正文：
4.附件：對文件中某個或某些問題的解釋、說明。
5.發文機關名稱：機關全稱
6.成文時間：二〇一〇年十二月九日
7.印章：
8.附註：對公文的發放范圍及使用時需注意第事項加以說明。
9.主題詞：一份文件3——5個，之間空一個字距離，不用標點符號，寫於附註下方，由反映主旨內容的規范化名稱或名詞性短語組成。
（三）文尾格式
1.發至范圍：如「此件發至學校各科組及科室」
2.抄送機關：送雙重領導的機關上報公文，要根據內容寫明主報機關，由主報機關批復請示，抄送機關了解內容或協助。
3.文件印製機關：一般是發文機關的辦公部門
4.印製時間：
5.印製份數：
❻ 財務收據怎麼寫大寫金額
一、中文大寫金額數字到"元"為止的，在"元"之後，應寫"整"（或"正"）字，在"角"之後，可以不寫"整"（或"正"）字。大寫金額數字有"分"的，"分"後面不寫"整"（或"正"）字。
二、中文大寫金額數字前應標明"人民幣"字樣，大寫金額數字有"分"的，"分"後面不寫"整"（或"正"）字。
三、中文大寫金額數字前應標明"人民幣"字樣，大寫金額數字應緊接"人民幣"字樣填寫，不得留有空白。大寫金額數字前未印"人民幣"字樣的，應加填"人民幣"三字。在票據和結算憑證大寫金額欄內不得預印固定的"仟、佰、拾、萬、仟、佰、拾、元、角、分"字樣。
四、阿拉伯數字小寫金額數字中有"0"時，中文大寫應按照漢語語言規律、金額數字構成和防止塗改的要求進行書寫。舉例如下：
1·阿拉伯數字中間有"0"時，中文大寫要寫"零"字，如￥1409.50，應寫成人民幣壹仟肆佰零玖元伍角。
2·阿拉伯數字中間連續有幾個"0"時，中文大寫金額中間可以只寫一個"零"字，如￥6007.14，應寫成人民幣陸仟零柒元壹角肆分。
3·阿拉伯金額數字萬位和元位是"0"，或者數字中間連續有幾個"0"，萬位、元位也是"0"，但千位、角位不是"0"時，中文大寫金額中可以只寫一個零字，也可以不寫"零"字。如￥1680.32，應寫成人民幣壹仟陸佰捌拾元零叄角貳分，或者寫成人民幣壹仟陸佰捌拾元叄角貳分，又如￥107000.53，應寫成人民幣壹拾萬柒仟元零伍角叄分，或者寫成人民幣壹拾萬零柒仟元伍角叄分。
4·阿拉伯金額數字角位是"0"，而分位不是"0"時，中文大寫金額"元"後面應寫"零"字。如￥16409.02，應寫成人民幣壹萬陸仟肆佰零玖元零貳分；又如￥325.04，應寫成人民幣叄佰貳拾伍元零肆分。
五、在文書中有萬元、億元等單位約定的，如¥533.12萬元，應寫成人民幣伍佰叄拾叄點壹貳萬元。
(6)企業財務文書寫作格式與範本擴展閱讀
不管是阿拉伯數字(1、2、3……), 還是漢字小寫數碼(一、二、三……), 由於筆畫簡單,容易被塗改偽篡。所以一般文書和商業財務票據上的數字都要採用漢字數碼大寫: 壹、貳、叄、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟(「萬、億、兆」本身筆畫已經比較復雜,使用機會也少,沒有必要再用別的字代替)。如「 3564 元」寫作「叄仟伍佰陸拾肆圓」。
這些漢字的產生是很早的,用作大寫數字，屬於假借。數字的這種繁化寫法,早在唐代就已經全面地使用了,後來逐步地規范化成一套「大寫數碼」。
❼ 公務文書的寫作內容
1. 標題：公文標題是對文件內容的精確概括，要准確、簡要，一般由發文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來源、主要內容及其性質使用。
有版頭的文件或法規性文件，計劃和總結，通知和通報，可省略發文單位，有時或只標以文件種類，如《通知》。
2. 發文字型大小：包括機關代號、年號、順序號。編寫發文字型大小的作用是有利於統計發文數量，便於公文管理，有利備案查找，在引用時，可以作為公文的代號使用。
例如「審辦發〔1989〕6號」，代表審計署(局)辦公廳1989年第6號文件，「審辦發」是審計署(局)辦公廳的代字，〔1989〕是年號，「6」號是發文順序號。
幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字型大小。
編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱的下面；凡無文件版頭的，放在標題的右側方。
3. 主送機關：主送機關是行文的主要對象，即要求主辦或答復這份文件的對方單位。准確地確定主送機關是公文發出後能否及時得到處理的關鍵。
對下級發出的指示、通知、通報等稱為普發公文，可以主送幾個以上機關，凡其下屬機關都是主送機關；向上級報告、請示的公文，一般只寫一個主送機關，不能多頭主送，如需報送另一個上級機關時，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫主送機關，可在發表或發送時，另附一個通知或公函給主送機關。
主送機關一般寫在正文之前、標題之下，頂格寫。
4. 正文：正文是公文的主體，請示問題時，要求一文一事，不要一文數事。
正文的作用是：直接體現黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發文的目的能否實現，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應該觀點鮮明，內容清楚、簡潔、通暢，標點符號准確。正文一般在主送機關之後另起一行空兩格書寫。
正文一般分為開頭、中段、結尾三個部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。
開頭要開篇明意，簡要說明發文的根據和理由、發文的目的或結論。如是復文，要引述來文的日期和標題。
中段是公文主體，要根據辦文的目的、國家的有關政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數表明項目，以資醒目。
結尾應簡潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問題。結尾用語要按照行文關系，寫得妥貼得體：上行文，可用「以上報告妥否，請批示」、「以上報告如無不妥，請批轉」；平行文，可用「專此函復」、「特此通知」；下行文則常用「希遵照執行」、「此復」、「此令」等語。
5. 發文機關：發文機關又稱落款，應寫在正文的下面偏右，與正文保留適當的空格，以便蓋章。發文機關應寫明全稱，以示嚴肅負責。以機關領導人名義行文時，應冠以職務、身份。
蓋章是表示發文機關對公文生效負責的憑證，應按GB9704-88「國家標准」規范執行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱「齊年蓋月」。領導機關大批印發的公文，因使用了規定格式的文件版頭，並由機關交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。
6. 發文日期：發文日期是以文生效的起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發文日期一般以機關領導人簽發日期為准；會議通過文件以會議通過日期為准；一般性例行公文如通知、函等以實際發出日期為准；法規性以公文的批准日期為准，或公文最後專門規定生效、執行日期，如「本條例自發布之日起施行」。
發文日期寫在公文末尾、發文機關下面，並稍向右錯開。
7. 抄報、抄送：抄報、抄送單位是指協助承辦或需要了解公文內容的有關單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協調。
抄報、抄送單位名稱列於公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發時間，一般均用兩條線段隔開，文件份數印在最後。
8. 文件版頭：正式公文一般都有統一規格，標明發文機關的專用版頭。版頭以套紅大字印上「××××(機關名稱)文件」，下加一條紅線，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。
9. 公文附件：附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但並非每份公文都有附件。
公文附件應在正文之後，發文機關之前註明附件名稱全稱和件數，不可略寫成「附件如文」或「附件×件」。
10. 機密等級：公文內容涉及國家機密時，應根據機密程度，分別註明「絕密」、「機密」、「秘密」等字樣。劃分機密等級力求准確，寬了，造成失密，嚴了，妨礙工作開展。
國家秘密的保密期限，除另有規定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年。 機關、單位應當根據工作需要，確定具體的保密期限、解密時間或者解密條件。
機關、單位對在決定和處理有關事項工作過程中確定需要保密的事項，根據工作需要決定公開的，正式公布時即視為解密。
密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。
機密公文還要按份數編號，如「編號000××」或「No.000××」，印在文件版頭左上方，以便查對，清退。
11. 緩急程度：緩急程度是公文送達和辦理時限的要求，有「急件」、「特急」兩種。標明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時效和緊急工作的及時處理，其中緊急公文標注「急件」，特急公文標注「特急」。
緩急程度的書寫位置沒統一要求，為了醒目，常寫在標題或編號的左側或放在版頭的右上角。有時緩急程度不單獨標出，而是放在標題中的公文種類前面，如「國務院關於控制各單位上年結餘存款的緊急通知」。
12. 閱讀范圍：上級機關對下級發文，根據工作需要和機密程度，有些公文還要註明發送和閱讀范圍。閱讀范圍通常寫在發文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，並加括弧，如「(此件發至縣、團級)」。
行政性、事務性的非機密公文，向上級機關的報請性公文都不必規定閱讀范圍。 主題詞又稱關鍵詞，是文件中表達主旨、代表內容特徵並可供製作索引、檢索文件主題依據的詞或片語。一篇公文標注的主題詞一般為3～5個詞或片語，也可略少略多，不要求表達一個完整的意思，不考慮語法結構、詞語搭配，僅僅是簡單的組合，其間不用標點符號。
自國發〔1986〕1號文件，即《國務院關於發布〈中華人民共和國銀行管理暫行條例〉的通知》，在我國公文史上首開標注主題詞的範例以來，各地黨政機關文件依例而行。總觀我國公文，這一作法已呈方興未艾之勢。
選定的主題詞，必須是公文領域中經常出現的、在檢索工作中有一定使用頻率的最基本的單詞和片語。主題詞的詞義必須明確清晰，具有單義性，排除義有兩歧的概念，以准確鮮明地突顯文件的中心思想。《遼寧省國家行政機關公文處理實施細則》規定：「主題詞列在文件尾部分橫線之上，由左向右橫排，詞目之間要有適當空白間隔。」具體說來，主題詞位於文尾部分第一條間隔線之上，其字型大小與正文同，「主題詞」三字使用粗體，以示醒目。在頂格排印的「主題詞」之後，將詞或片語依次排開，間隔處空出一個字的位置。舉例如下：
主題詞：經濟 增產節約增收節支 決定
具體舉例
標列主題詞通常有下列幾種：
1. 文件標題摘錄。這是最簡單的一種方法，即從文件標題中的「事由」部分摘錄關鍵性詞語，構成主題詞。例如，《國務院關於加強預算外資金管理的通知》主題詞為：「預算 管理」。
2. 文件正文提取。在文件的標題文字或過少難以提取，或過多需要概括的條件下，則可從正文內選取恰切的單詞、片語作主題詞。例如，《國務院關於清理和整頓「小錢櫃」的通知》主題詞為「紀檢 財務」。
3. 題文結合撮要。此法為前兩種方法的結合，即將文件標題和正文中的關鍵性詞語結合而成主題詞。例如，《省委、省政府關於貫徹落實〈中共中央、國務院關於制止機構、編制和幹部隊伍膨脹的通知〉的通知》主題詞則為：「組織機構 人事 法制」。
4. 批發文件擇重。凡批轉、轉發性文件，凡發布法規、條例的文件，重點都在被批轉、被發布的文件上，其主題詞只能從重點文件內選擇。例如，《國務院批轉國家語言文字工作委員會關於廢止〈第二次漢字簡化方案(草案)〉和糾正社會用字混亂現象請示的通知》主題詞即為：「語言文字」。
5. 標注文種不一。分析主題詞同文種的關系，通常有兩種情況：一是，法規類文件標注文種，凡決定、規定、條例性文件，主題詞的最後一個單詞均為文種，例如，《國務院關於發布〈中華人民共和國內河交通安全管理條例〉的通知》主題詞為「交通 水運 安全 管理 條例」；《中共遼寧省委、遼寧省人民政府關於開展城鄉橫向經濟技術聯合興辦鄉鎮企業的若干政策規定》的主題詞則為「橫向經濟 技術聯合 規定」；二是，通知類文體一般不標文種，通常性的通知文體，主題詞內多不注文種，以上多例均可印證此點。可是極少數重要件也可標注，如《國務院關於做好放開名煙名酒價格 提高部分煙酒價格的通知》，主題詞即為：「商品 價格 通知」。 公文語言要莊重、准確、簡明，為此要注意以下四點：
1. 使用規范的書面語言。公文寫作一般不使用口語、方言或俗語，使行文莊重；常適當地使用一些文言詞語、成語，文白相濟，更顯簡潔凝煉、嚴肅鄭重。
2. 廣泛使用公文專用語，如開端用語、稱謂用語、祈請用語、經辦用語、征詢用語、表態用語、承啟用語、結尾用語，都有沿習下來的一些文言詞語。使用這些專用語，增強了公文文體莊重色彩。
3. 經常使用介詞結構，使表述更為確切。如表目的、原因的，表依據、方式的，表對象、范圍的，表時間、處所的一些介詞常在公文中使用而一般文章則較少採用。
4. 常用對偶、排比、對照、反復等修辭手法，形成整散結合、駢散相間的語體風格，以突出主要精神，強調重要事項，增強行文氣勢，加強表達效果。 份號、秘密等級、緊急程度
××××文件
××發[200×]×號
標 題
××××(主送機關)：
正 文
附件：
××××(發文機關) 200×年×月×日 (附註)
主題詞：×× ×× ××
抄 報：×××× ××××
抄 送：×××× ××××
××××辦公廳
200×年×月×日印
共印××份